Datenschutzerklärung

Datenschutzerklärung für Beschäftigte der wealthpilot GmbH 

Liebe Kolleginnen und Kollegen, 

wir als die datenschutzrechtlich Verantwortlichen möchten, dass Sie sich im Rahmen Ihrer Arbeit hinsichtlich des Schutzes Ihrer personenbezogenen Daten wohlfühlen. Wir nehmen den Schutz Ihrer personenbezogener Daten sehr ernst. Die Beachtung der deutschen und europäischen Datenschutzbestimmungen ist für uns eine Selbstverständlichkeit. Dadurch hat der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten für uns oberste Priorität. In Übereinstimmung mit den Anforderungen der Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) informieren wir Sie hiermit über die Verarbeitung der über Sie erhobenen personenbezogenen Daten und Ihre Rechte.  

Als Arbeitnehmer oder Arbeitnehmerin sollte Ihnen bewusst sein, dass wir als Arbeitgeber einige personenbezogenen Daten von Ihnen verarbeiten und dazu in den meisten Fällen gesetzlich oder vertraglich verpflichtet sind. Mit nachstehenden Informationen möchten wir Sie darüber informieren, wie wir mit Ihren personenbezogenen Daten im Einzelnen umgehen:

1. Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen  

Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses ist die 

wealthpilot Gmb
Dachauer Straße 15b
+49 89 8091 192 73
info@wealthpilot.de
www.wealthpilot.de

2. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten 

Die benannte Datenschutzbeauftragte ist die

DataCo GmbH 
Sandstraße 33
80335 München, Deutschland

datenschutz@dataguard.de
Tel.: +49 (0) 89 7400 45840
www.dataguard.de

3. Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten

a. Ihre personenbezogenen Daten, die von uns verarbeitet werden

Im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses verarbeiten wir folgende personenbezogenen Daten zu Ihrer Person:

• Vorname  

• Nachname 

• Geschlecht 

• Geburtsdatum und Geburtsort 

• ggf. Reisepassdaten / Personalausweisdaten, Nationalität, ethnische Herkunft, 

• Adresse 

• E-Mailadresse (geschäftlich) 

• E-Mailadresse (privat) 

• Arbeitsvertrag, inklusive Nachträge und Ergänzungen zum Arbeitsvertrag 

• Arbeitsvertragliche Weisungen, sonstige auf das Arbeitsverhältnis bezogene Korrespondenz  

• Beendigungsdokumente (Kündigungsschreiben, Abmahnungen, Aufhebungsverträge)  

• Arbeitszeiten, Einsatzzeiten, Überstunden,  

• Krankenkasse, Versicherungsnummer 

• Krankheitsbedingte Fehlzeiten, Ärztliche Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen, Krankheitsnachweise 

• Krankenversicherungsdokumente, wie etwa zu Höhe der Beträge  

• Lohn- und Gehaltsabrechnungen: Kirchensteuerpflichtigkeit, Personenstand, Unterhaltspflichten, Haupt- oder Nebenarbeitsverhältnis, Lohnsteuerfreibetrag, ggf. Gehaltsvorschüsse / Darlehen, Steuer-ID, Steuerklasse und Faktor, Zahl der Kinderfreibeträge bei den Steuerklassen I bis IV, Rentenversicherungsträger, Religionszugehörigkeit 

• Steuerliche Dokumente, wie z.B. Lohnsteuerunterlagen und Lohnsteuerjahresbescheinigungen 

• Sozialversicherungsrechtliche Meldungen und Jahresmeldungen;  

• Schwangerschaften und Niederkunft Informationen, Informationen zu Elternzeit 

• Personalnummer, IT-Benutzername 

• Nachweise über schulische, hochschulische und berufliche Qualifikationen, wie z.B. Zeugnisse 

• Leistungsbezogene Dokumente/Notizen, wie Zielvereinbarungen, Zwischenzeugnisse / Zeugnisse  

• Informationen, zu Urlaubstage, Sabbatical  

• Notfallkontakt(e)  

• Polizeiliches Führungszeugnis

• Bei Behinderung: Schwerbehinderungsnachweise o.ä. 

• Bei betrieblicher Altersversorgung: Träger der betrieblichen Altersversorgung 

• Bei Doppelbesteuerung: Eventuelle Freistellungsmitteilung 

• Bei provisionsberechtigten Arbeitnehmern: Aufstellungen der für die Gehaltsfindung relevanten Umsätze 

b. Zwecke der Datenverarbeitung

Im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses werden Ihre personenbezogenen Daten zu folgenden Zwecken verarbeitet:

• Durchführung von vorvertraglichen Maßnahmen (Anbahnung des Beschäftigungsverhältnisses) 

• Begründung, Durchführung und Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses 

• Abrechnung Ihrer Auslagen und Ihres Arbeitsentgeltes (insb. die Erstellung der Auslagenberechnungen und Lohnabrechnungen) 

• Dokumentation Ihres Arbeitsverhältnisses (insb. in unserer Personalakte) 

• Kommunikation (Telefon, E-Mail, Videokonferenzen) 

• Erfüllung unserer arbeitsvertraglichen, gesetzlichen, tarifvertraglichen. Lohnsteuerlichen oder sozialversicherungsrechtlichen Verpflichtungen 

• Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen aus dem Beschäftigungsverhältnis 

• Archivierung für die Wahrung unserer Rechtsansprüche und Wahrung der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten auch nach dem Ende des Beschäftigungsverhältnisses 

• Datenvernichtung und Löschung nach dem Wegfall des Archivierungszwecks 

c. Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung: 

Verarbeitung auf Grundlage der Einwilligung – Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DS-GVO i.V.m. Art. 7 DS-GVO, Art. 88 Abs. 1 DS-GVO i.V.m. § 26 Abs. 2 BDSG 

Falls Sie Ihre Einwilligung in die Datenverarbeitung erteilt haben, werden Ihre Daten gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DS-GVO i.V.m. Art. 7 DS-GVO, Art. 88 Abs. 1 DS-GVO i.V.m. § 26 Abs. 2 BDSG verarbeitet Beispiel hierfür sind häufig Einwilligung zur Publikation von Namen und/oder Fotos im Internet/Intranet/Flyern/etc.  

 Begründung, Durchführung und Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses, Art. 88 Abs. 1 DS-GVO i.V.m. § 26 Abs. 1 BDSG, Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DS-GVO 

Wir verarbeiten Ihre Daten zum Zwecke der Begründung, der Durchführung und der Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses.  Erforderlich für das Beschäftigungsverhältnis sind in der Regel Name und Adresse für den Arbeitsvertrag.  

 Rechtliche Verpflichtungen – Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DS-GVO  

Soweit erforderlich, sind wir rechtlich dazu verpflichtet, Ihre personenbezogenen Daten zu verarbeiten. Die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist in diesem Fall Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DS-GVO. Unsere gesetzlichen Pflichten ergeben sich insbesondere aus folgenden Vorschriften: 

§ 312 Sozialgesetzbuch III (SGB III) - Arbeitsbescheinigung gegenüber der Bundesagentur für Arbeit 

• § 28a Sozialgesetzbuch IV (SGB IV) - Meldepflicht bei den Behörden 

• § 198 Sozialgesetzbuch V (SGB V) - Meldepflicht für versicherungspflichtig Beschäftigte  

• § 16 Abs. 2 Arbeitszeitgesetz (ArbZG) - Aufzeichnung der Arbeitszeit 

• §§ 49, 50 Abs. 2 Jugendarbeitsschutzgesetz (JArbSchG) - Auskunft und Vorlage von Verzeichnissen an die Behörden 

• § 17 Mindestlohngesetz (MiLoG) - Aufzeichnung der Arbeitszeit 

• § 27 Mutterschaftsgesetz (MuSchG) - Mitteilungs- und Aufbewahrungspflichten gegenüber den Aufsichtsbehörden 

• § 17c Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AÜG) - Erstellen und Bereithalten von Dokumenten  

Verarbeitung auf der Grundlage des berechtigten Interesses – Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DS-GVO 

Soweit die Verarbeitung zur Wahrung eines berechtigten Interesses von uns oder eines Dritten erfolgt und Ihre Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten das erstgenannte Interesse nicht überwiegen, dient uns Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DS-GVO als Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. Unser berechtigtes Interesse ergibt sich insbesondere aus folgenden Gründen:  

• Geltendmachung, Ausübung oder Abwehr von Rechtsansprüchen 

• im Rahmen von Personal-, IT- oder anderen Belangen 

• Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten zur Ausübung von Rechten gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DS-GVO, Art. 9 Abs. 2 lit. b DS-GVO, Art. 88 Abs. 1 DS-GVO i.V.m. § 26 Abs. 3 BDSG. 

Soweit die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten erforderlich ist, damit wir die aus dem Arbeitsrecht, dem Recht der sozialen Sicherheit und dem Sozialschutz erwachsenden Rechte und Pflichten erfüllen können, werden Ihre Daten gem. Art. 9 Abs. 2 lit. b DS-GVO, Art. 88 Abs. 1 DS-GVO i.V.m. § 26 Abs. 3 BDSG verarbeitet. 

Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten auf Grundlage Ihrer Einwilligung gem. Art. 9 Abs. 2 lit. a DS-GVO 
Falls Sie Ihre Einwilligung in die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten, wie z.B. der Gesundheitsdaten, der Religionszugehörigkeit oder der Nationalität erteilt haben, werden Ihre Daten gem. Art. 9 Abs. 2 lit. a DS-GVO verarbeitet. 

Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten, die öffentlich gemacht wurden – Art. 9 Abs. 2 lit e DS-GVO  
Soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden, die Sie offensichtlich öffentlich gemacht haben, werden Ihre Daten gem. Art. 9 Abs. 2 lit e DS-GVO verarbeitet. 

Verarbeitung zum Zweck der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder bei Handlungen der Gerichte – Art. 9 Abs. 1 lit. f DS-GVO 

Soweit erforderlich, werden Ihre Daten zum Zweck der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen bzw. bei Handlungen der Gerichte verarbeitet.  

Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten für Zwecke der Gesundheitsvorsorge, Arbeitsmedizin oder Beurteilung der Arbeitsfähigkeit – Art. 9 Abs. 2 lit. h DS-GVO 
Soweit die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten für Zwecke der Gesundheitsvorsorge, der Arbeitsmedizin oder für die Beurteilung der Arbeitsfähigkeit des Beschäftigten erfolgt, werden Ihre Daten gem. Art. 9 Abs. 2 lit. h DS-GVO verarbeitet. 

4. Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten 

Im Rahmen der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten kann es sein, dass wir die Sie betreffenden personenbezogenen Daten an folgende Empfänger weitergeben. Wir übermitteln Ihre personenbezogenen Daten nur dann an externe Empfänger, wenn Sie eingewilligt haben oder dies gesetzlich erlaubt ist. Externe Empfänger Ihrer personenbezogenen Daten sind insbesondere:

• Bankinstitute 

• Behörden (z.B. Finanzämter, Bundesagentur für Arbeit, Jobcenter, Rentenversicherungsträger, Gerichte) 

• Krankenkassen 

• Verbundunternehmen

• Lohnbüros

• Steuerberater 

• Rechtsanwälte 

• Auftragsverarbeiter wie Agenturen und Softwareanbieter für Videostreaming oder Videokonferenzen 

• Wirtschaftsprüfer

• Investoren

Die Übermittlung der Daten an o.g. Empfänger erfolgt grundsätzlich zu Abrechnungszwecken, zur Erfüllung unserer arbeitsvertraglichen, gesetzlichen, tarifvertraglichen. Lohnsteuerlichen oder sozialversicherungsrechtlichen Verpflichtungen und zur Geltendmachung, Ausübung oder Abwehr von Rechtsansprüchen (soweit erforderlich).  

 Darüber hinaus werden Ihre Daten an folgende Auftragsverarbeiter übermittelt:  

5. Übermittlung von personenbezogenen Daten an ein Drittland 

Gefahrenhinweise im Rahmen von Drittlandübermittlungen

Beim Einsatz von einigen Dienstleistern können personenbezogene Daten auf Servern in Drittländer außerhalb der EU, wie bspw. die USA, übertragen werden. Für die USA liegt seit dem 11.07.2023 ein Angemessenheitsbeschluss nach Art. 45 Abs. 3 DSGVO für zertifizierte Anbieter vor. Wir weisen Sie darauf hin, dass eine Datenübermittlung trotz des Vorliegens eines Angemessenheitsbeschlusses gewissen Risiken birgt, über die wir Sie nachfolgend hinweisen dürfen:

Nachrichtendienste der USA nehmen gewisse Online-Kennungen (wie die IP-Adresse oder einzigartige Kennnummern) als Ausgangspunkt für die Überwachung von Einzelpersonen. So kann insbesondere nicht ausgeschlossen werden, dass diese Nachrichtendienste bereits Informationen über Sie gesammelt haben, mit deren Hilfe die hier übertragenen Daten auf Sie rückführbar sind.

Anbieter elektronischer Kommunikationsdienste mit Hauptsitz in den USA unterliegen der Überwachung durch US-Nachrichtendienste gemäß 50 U.S. Code § 1881a („FISA 702”). Demnach haben Anbieter elektronischer Kommunikationsdienste mit Hauptsitz in den USA die Verpflichtung, den US-Behörden gemäß 50 U.S. Code § 1881a personenbezogene Daten zur Verfügung zu stellen, ohne dass Ihnen möglicherweise Rechtsbehelfsmöglichkeiten zustehen. Selbst eine Verschlüsselung der Daten in den Datenzentren des Anbieters elektronischer Kommunikationsdienste kann keinen angemessenen Schutz bieten, da ein Anbieter elektronischer Kommunikationsdienste, hinsichtlich der importierten Daten, die sich in seinem Besitz oder Gewahrsam oder unter seiner Kontrolle befinden, eine direkte Verpflichtung hat, den Zugriff darauf zu gewähren oder diese herauszugeben. Diese Verpflichtung kann sich ausdrücklich auch auf die kryptografischen Schlüssel erstrecken, ohne die die Daten nicht lesbar sind.

Darüber hinaus sind US-Sicherheitsbehörden durch den Cloud-Act (Clarifying Lawful Overseas Use of Data – Act, Vorschrift 18 U.S.C. § 2713 ) ebenfalls berechtigt, auf Daten europäischer Gesellschaften mit Muttergesellschaften in den USA zuzugreifen.

Wenn die Verarbeitung auf einer anderen Rechtsgrundlage als dem Angemessenheitsbeschluss beruht, wird die Datenübermittlung und -verarbeitung durch unsere Dienstleister außerhalb der EU auf der Grundlage geeigneter Garantien gemäß Artikel 46 ff. der DSGVO sichergestellt. Dies wird insbesondere durch die Implementierung sogenannter Standard-Datenschutzklauseln nach Artikel 46 Absatz 2 Buchstabe c DSGVO erreicht.

6. Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten

Wir werden Ihre personenbezogenen Daten löschen, sobald die unter Ziff. 3 genannten Zwecke für ihre Speicherung entfallen, Sie der Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten widersprechen (s. Ziff. 9) oder Sie Ihre zuvor erteilte Einwilligung widerrufen. Ihre personenbezogenen Daten können aber auch darüber hinaus gespeichert werden, insbesondere in folgenden Fällen: 

• soweit noch offene Verpflichtungen aus dem Vertragsverhältnis bestehen 

• wenn einer Löschung vertragliche, gesetzliche (insb. aus HGB, StGB und AO) oder satzungsgemäße Aufbewahrungsfristen entgegenstehen  

• zur Geltendmachung, Ausübung oder Abwehr von Rechtsansprüchen  

• wenn dies nach europäischen oder nationalen Gesetzen zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, der wir unterliegen, erforderlich ist. 

Aus gesetzlichen Bestimmungen ergeben sich für uns insbesondere folgende Speicherfristen: 

• §§ 199 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) –30 Jahre (Unterlagen zu Haftungsfällen) 

• § 18a Betriebsrentengesetz (BetrAVG) – 30 Jahre (Unterlagen in Bezug auf betriebliche Altersversorgung 

• § 147 Abs. 1, Abs. 3 Abgabenordnung (AO) – bis zu 10 Jahren (steuerlich relevante Unterlagen, Reiseplanung von Dienstreisen)  

• § 257 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 4 Handelsgesetzbuch (HGB) – 10 Jahre (Gehaltslisten)  

• § 41 Abs. 1 Einkommenssteuergesetz (EStG) - 6 Jahre (Lohnkonten, Fahrkostenerstattungen) 

• § 28f Sozialgesetzbuch IV (SGB IV) – 5 Jahre (Entgeltunterlagen mit Bezug zur Sozialversicherung)  

• § 13 Erste Rechtsverordnung zur Durchführung des Heimarbeitsgesetzes (HAGDV 1)) – 3 Jahre (Heimarbeit-Entgeltbelege)  

• § 7 Abs. 2 Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AÜG) – 3 Jahre (Arbeitnehmerüberlassung – Geschäftsunterlagen des Verleihers) 

• § 16 Abs. 2 Arbeitszeitgesetz (ArbZG) – 2 Jahre (Arbeitszeitnachweise) 

• § 50 Abs. 2 Jugendarbeitsschutzgesetz (JArbSchG) – 2 Jahre (Verzeichnisse) 

• § 17 Abs. 1 Mindestlohngesetz (MiLoG) - 2 Jahre (Arbeitszeit bei Mindestarbeitsvergütungen nach dem Mindestlohngesetz) 

• § 27 Abs. 5 Mutterschaftsgesetz – 2 Jahre (Mutterschutz-Unterlagen) 

Ihre Daten werden eingeschränkt abgespeichert, wenn die Speicherung allein zum Zweck der Erfüllung einer Aufbewahrungspflicht erfolgt.  

7. Betroffenenrechte 

Nach der DS-GVO stehen Ihnen folgende Rechte zu: 

Nach der Datenschutz-Grundverordnung stehen Ihnen folgende Rechte zu:

• Werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, so haben Sie das Recht Auskunft seitens des Verantwortlichen über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten (Art. 15 DSGVO).

• Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht Ihnen ein Recht auf Berichtigung zu (Art. 16 DSGVO).

• Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Sie die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen (Art. 17 und 18 DSGVO).

• Wenn Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben oder ein Vertrag zur Datenverarbeitung besteht und die Datenverarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren durchgeführt wird, steht Ihnen gegebenenfalls ein Recht auf Datenübertragbarkeit zu (Art. 20 DSGVO).

• Widersprechen Sie der Verarbeitung für Zwecke der Direktwerbung, so werden die Sie betreffenden personenbezogenen Daten nicht mehr für diese Zwecke verarbeitet. 

• Weiterhin besteht ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO). Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist das Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht. Diese können Sie erreichen unter:

Promenade 18
91522 Ansbach
Deutschland
+49 (0) 981 180093-0

8. Quellen der Daten 

Wir nutzen die Daten, die Sie uns zum Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses zur Verfügung stellen.  

Darunter sind insbesondere zu Ihrer Identifikation (wie Ihren  Namen und Ihre Kontaktdaten), zu Ihrer Qualifikation (schulisch, akademisch und beruflich), zu Ihrer Stellung und Anwesenheit bei uns, zur Dokumentation Ihres Arbeitsverhältnisses (wie Ihre Personalakte), zur Abrechnung Ihrer Auslagen und Ihres Arbeitsentgeltes (wie Ihre Bankverbindung, Ihre Auslagenabrechnungen und Ihre Lohnabrechnungen) und zur Erfüllung der Meldepflichten im Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis (wie Ihre Krankenversicherung, Ihre Sozialversicherungsnummer und Ihre Steueridentifikationsnummer). 

Weitere Quellen:  

Manche Daten erhalten wir im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben auch von anderen Quellen. Beispiel: Unter Angabe Ihrer Steueridentifikationsnummer rufen wir bei den Finanzbehörden Ihre jeweils aktuellen Lohn- und Kirchensteuersteuermerkmale ab.